Wat is RPA?

RPA uitgelegd: Voordelen en uitdagingen 

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarmee bedrijven vervelende, repetitieve werkzaamheden kunnen automatiseren met behulp van digitale software robots, ook wel RPA-bots genoemd. Deze softwarebots zijn geen fysieke robots, maar eerder virtuele assistenten die mensen helpen met monotone taken, zoals gegevensinvoer, berekeningen en in- of uitloggen.

Hoe werkt RPA?

RPA is een technologie die menselijke taken automatiseert met RPA software en werkt zowel via front-end als back-end.

Front-end verwijst naar het deel van een applicatie dat interactie heeft met de gebruiker, de interface die gericht is op een gebruiksvriendelijke ervaring. Het omvat de gebruikersinterface, zoals visuele elementen, knoppen en menu’s. RPA simuleert menselijke handelingen door muisklikken en toetsenbordinvoer te gebruiken, waardoor het naadloos integreert met bestaande interfaces.

Back-end verwijst naar het deel van een applicatie dat achter de schermen draait, gericht op stabiliteit, schaalbaarheid en veiligheid. Het omvat databases, servers en API’s voor gegevensopslag en -verwerking. RPA benut bestaande API’s om direct met verschillende systemen te communiceren, wat leidt tot snellere en efficiëntere processen.

De gecombineerde aanpak zorgt voor optimale automatisering van alledaagse en tijdrovende handelingen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op complexere en strategische activiteiten. Benieuwd hoe Tembo RPA werkt, ga dan naar onze werkwijze.

Wat is RPA?

Voordelen van RPA

Geoptimaliseerde inzet van het personeel: 

RPA vermindert de behoefte aan menselijke betrokkenheid bij repetitieve taken, waardoor bedrijven hun personeel kunnen toewijzen aan processen die groei van het bedrijf stimuleren. De medewerker is verlost van de repeterende taken, en kan zich focussen op handelingen die waarde toevoegen. Dit is bijzonder gunstig in de huidige concurrerende arbeidsmarkt, waar geschoolde werknemers moeilijk te vinden en te behouden zijn. 

Minder menselijke fouten: 

Door veel repeterende en verschillende handelingen opnieuw uit te voeren, soms in verschillende systemen, kan een mens sneller een fout maken. Een virtuele robot heeft hier geen last van, hierdoor neemt de nauwkeurigheid toeneemt en gaat er minder tijd verloren gaat aan het corrigeren van fouten.

Flexibiliteit:

RPA-robots bieden bedrijven de mogelijkheid om hun processen te wijzigen zonder de noodzaak om verouderde digitale systemen te vervangen of bestaande systemen uit te breiden. Ze kunnen snel geïmplementeerd worden en integreren naadloos met diverse andere systemen, wat zorgt voor een hoge mate van aanpasbaarheid.

Verhoogde operationele flexibiliteit: 

RPA versterkt het vermogen om geautomatiseerde processen te beheren en te monitoren, en verschaft inzicht in eventuele problemen. Dit vergemakkelijkt het analyseren, identificeren, implementeren en oplossen van dergelijke problemen, wat leidt tot een grotere operationele flexibiliteit en efficiëntie binnen de organisatie.

Voorbeelden van zinvolle processen die RPA kan beheren

Factuurverwerking:

RPA kan relevante informatie uit facturen halen, gegevens valideren en invoeren in financiële systemen voor betalingsverwerking.

Leveranciers management:

RPA kan soepel leveranciersbeheer en betere samenwerking bevorderen door de software automatisch leveranciersgegevens, zoals btw-nummers, KvK-nummers en bankgegevens, up-to-date te houden en te controleren, wat resulteert in nauwkeurige en goed georganiseerde informatie.

Klantenondersteuning:

RPA kan routinematige vragen, administratieve werkzaamheden en verzoeken van klanten afhandelen, zodat menselijke medewerkers vrij zijn om complexere problemen te behandelen.

Gegevensextractie uit documenten:

RPA kan snel en nauwkeurig gegevens extraheren uit verschillende documentformaten, zoals PDF's, Word-documenten of gescande afbeeldingen.

Onboarding van nieuwe werknemers:

RPA kan het inwerkproces stroomlijnen door taken als het aanmaken en configureren van gebruikersaccounts, het verlenen van toegangsrechten en het inschrijven van werknemers in opleidingsprogramma's te automatiseren.

Orderverwerking:

RPA kan het proces van vastleggen, valideren en verwerken van bestellingen die via verschillende kanalen binnenkomen automatiseren.

Voorraadbeheer:

RPA kan voorraadniveaus bijhouden, herbestellingsprocessen automatiseren en rapporten genereren ter ondersteuning van de besluitvorming.

Rapportage:

RPA kan gegevens uit meerdere bronnen verzamelen en rapporten genereren over belangrijke prestatie-indicatoren, financiële prestaties of andere kritieke bedrijfsgegevens. RPA kan gemakkelijk zinvolle taken zoals deze en meer aan.

Gedeeltelijke automatisering met RPA als ondersteuning voor medewerkers

Hoewel RPA effectief is in het automatiseren van eentonige taken, zijn niet alle taken geschikt voor automatisering. RPA werkt het beste op rule based processen, taken die veel uitzonderingen bevatten, kunnen beter door mensen worden uitgevoerd. Echter, RPA kan nog steeds deels bijdragen aan dergelijke processen door bepaalde aspecten te automatiseren ter voorbereiding voor de medewerker. Zo kan de softwarerobot enkele uitzonderingen identificeren en filteren, waardoor het personeelslid zich kan concentreren op de overige complexe aspecten. Als een proces voornamelijk uit uitzonderingen bestaat, is het belangrijk om de afweging te maken tussen volledige automatisering en het inzetten van personeel om een optimale balans te vinden.
RPA

Uitdagingen van Robotic Process Automation

Net als bij elke technologie kent Robotic Process Automation (RPA) een aantal uitdagingen die overwonnen moeten worden om het maximale potentieel te benutten.

Processelectie:

Het is essentieel om de juiste processen te kiezen voor automatisering. RPA is met name geschikt voor gestandaardiseerde, repetitieve en regelgestuurde taken. Het kiezen van complexe, inconsistente of uitzonderingsrijke processen kan leiden tot suboptimale resultaten en hogere kosten.

Integratie met bestaande systemen:

RPA moet naadloos integreren met de huidige IT-infrastructuur. Dit kan uitdagend zijn, vooral bij verouderde systemen die mogelijk niet compatibel zijn met moderne automatiseringstechnologieën.

Veranderingsbeheer:

RPA kan de manier waarop organisaties werken aanzienlijk veranderen. Het is een belangrijk onderdeel om medewerkers te betrekken bij het veranderingsproces, hun vaardigheden bij te werken en eventuele weerstand tegen verandering te overwinnen.

Schaalbaarheid:

Terwijl RPA ingezet op kleine schaal waardevol kan zijn, wordt het echte voordeel behaald wanneer het op grote schaal wordt toegepast. Het schalen van RPA-initiatieven kan uitdagend zijn vanwege de complexiteit van het coördineren van meerdere robots en het beheren van uiteenlopende processen.

Onderhoud en beheer:

RPA vereist voortdurend onderhoud en beheer om ervoor te zorgen dat de softwarerobots effectief blijven werken. Regelmatige updates van bestaande systemen, veranderende bedrijfsprocessen en wet- en regelgeving kunnen de werking van RPA-oplossingen beïnvloeden en extra inspanningen vereisen om ze up-to-date te houden.

Beveiliging en privacy:

Aangezien RPA toegang heeft tot gevoelige gegevens en systemen, is het waarborgen van de beveiliging en privacy van deze informatie van cruciaal belang. Het is essentieel om robuuste beveiligingsprotocollen te implementeren en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming.

Conclusie (Wat is RPA)

Robotic Process Automation is een effectieve softwareoplossing die de dagelijkse bedrijfsvoering kan stroomlijnen, fouten kan verminderen, tijd kan besparen en de werkdruk van werknemers kan verlichten. Door de uitdagingen in verband met RPA aan te pakken en zich te richten op de voordelen ervan, kunnen bedrijven deze technologie gebruiken om hun efficiëntie en productiviteit te verbeteren in een steeds concurrerender arbeidsmarkt.

Weten hoe u RPA in uw bedrijf toepast?

Bent u klaar om de voordelen van RPA in uw organisatie te benutten en de uitdagingen aan te pakken? Maak vandaag nog kennis met Tembo RPA! Als experts op het gebied van Robotic Process Automation, helpen wij u bij het analyseren van de processen, programmeren van de Robots, de implementatie en het beheren van RPA-oplossingen op maat voor uw bedrijf. Met Tembo RPA kunt u zich concentreren op wat echt belangrijk is, terwijl u geniet van verbeterde efficiëntie en productiviteit. Neem nu contact met ons op via onze website of bel ons om een vrijblijvend gesprek te plannen naar telefoonnummer +31 46 23 40 111. Laat Tembo RPA u begeleiden op weg naar een succesvolle procesautomatisering!